In TGSpeedy la maschera di gestione interventi consente di aggregare tutte le attività relative ad un nominativo. In TGSpeedy il nome di questa maschera può essere personalizzato in base alla tipologia dell'azienda. Ad esempio le aziende che si occupano del settore sanitario potranno chiamare questa maschera con la descrizione 'Cartella Clinica' oppure 'Piano di terapia', mentre quelle che si occupano di fornitura di servizi potranno chiamarla 'Gestione Interventi' oppure 'Attività di assistenza tecnica', etc.

La personalizzazione del nome della maschera viene eseguita modificando il campo 'Descrizione interventi', presente nella maschera 'Opzioni' del proprio ruolo. Facendo click sull'orologio del programma, si aprirà il menu completo dove sotto la voce 'Sistema', sarà presente la voce 'Opzioni ...'. Fare click sulla voce indicata per aprire la maschera di gestione delle opzioni del programma. In questa maschera saranno presenti diverse sezioni in alto, fare click sulla sezione 'Interventi'. Tra i campi visualizzati sarà presente il campo 'Descrizione interventi'. Una volta impostato il valore desiderato, fare click sul pulsante conferma in basso a destra della maschera, per salvare il cambiamento. Dopo aver modificato questo dato, è consigliato uscire dal programma e rientrare per vederne l'effetto completo.

La voce di menu sulla quale fare click per aprire la maschera di gestione interventi si trova in Orologio->Operazioni->Interventi->Gestione Interventi. Per quanto sopra riportato, nel caso, ad esempio, in cui l'azienda avesse dato al campo 'Descrizione interventi' il valore 'Cartella Clinica', il percorso del menu sarà invece Orologio->Operazioni->Cartella Clinica->Gestione Cartella Clinica.

Lo scopo di questa guida è quello di descrivere il funzionamento della Cartella Clinica Multidisciplinare, in ambito riabilitativo Ex. Art. 26.

Il percorso ideale macroscopico del Paziente sarà il seguente

1. Il Paziente riceve una prima visita ambulatoriale in seguito ad un appuntamento diretto o tramite lista di attesa
2. Il Medico esamina lo stato del Paziente e stabilisce un piano terapeutico
3. In alcuni casi il Piano Terapeutico viene sottoposto ad approvazione da parte di enti terzi
4. Il Paziente si reca presso la struttura per iniziare il piano terapeutico multidisciplinare programmato 
5. Durante il piano terapeutico, i terapisti annotano sul proprio diario le osservazioni utili per monitorare l'efficacia del piano terapeutico stesso. Tali annotazioni saranno automaticamente riprese dal medico in fase di refertazione.
6. Generazione Flussi informativi e riepilogo rimborsi enti terzi

Andiamo di seguito ad analizzare le singole fasi sopra elencate.

Fase 1: Gestione del Paziente e Liste di Attesa

In questa fase il paziente viene censito al livello anagrafico ed eventualmente posto in lista di attesa per poi essere richiamato al momento della disponibilità di un posto per una prima visita di accettazione.

La gestione anagrafica del Paziente avviene attraverso la maschera di gestione persone, Orologio->Tabelle->Persone->Gestione Persone. Una volta aperta la maschera si procede con l'indicare il nome ed il cognome nei corrispondenti campi. Uscendo dai suddetti campi, il sistema va alla ricerca di nominativi già registrati, proponendo l'eventuale nominativo già presente il cui nominativo coincide in tutto o in parte con il nominativo indicato al momento nella maschera. Si procede con l'inserimento e/o la modifica dei dati nella maschera di gestione persone, come recapiti telefonici, relazione di parentela con l'accompagnatore etc. Dopo aver inserito le varie informazioni desiderata, è possibile salvare le modifiche facendo click sul pulsante con la spunta verde presente in basso a destra della maschera. E' possibile in questa fase fare in modo che alcuni dei campi visualizzati nella maschera anagrafica siano obbligatori. Per questo scopo occorrerà aprire la maschera delle opzioni (Orologio->Sistema->Opzioni ...), selezionare la scheda Anagrafe e indicare graficamente quali campi tra quelli visualizzati deve essere considerato come obbligatorio.

Una volta riportati i dati anagrafici del Paziente, è possibile procedere con la messa in attesa: si utilizza per lo scopo la maschera Orologio->Appuntamenti->Lista di attesa. In questa maschera sarà possibile consultare un elenco di pazienti già presenti in lista di attesa, raggruppati per Mese, Medico, Tipo di richiesta e Priorità, in base alla scelta espressa spostando il pallino che compare nel riquadro in basso a sinistra della maschera. Nella sezione in basso a destra della maschera è presente il pulsante Aggiungi, tramite il quale sarà possibile aggiungere un Paziente nella lista di attesa. Facendovi click si aprirà la maschera dove sarà sufficiente indicare i dati richiesti e salvarli con il solito pulsante con la spunta verde. Nel momento in cui si crea una nuova richiesta, sarà possibile anche scegliere la priorità con cui si desidera registrare il nuovo ingresso in lista di attesa. Per poter esprimere la priorità è possibile fare click sul pulsante corrispondente, presente in basso a sinistra della maschera di creazione lista di attesa, raffigurato da un diagramma di flusso colorato. Le condizioni di priorità possono essere configurate da Orologio->Appuntamenti->Priorità liste di attesa.

Per assegnare un appuntamento dalla lista di attesa darà sufficiente selezionare il nominativo desiderato che compare nell'elenco e fare click sul pulsante Prenota che compare nella parte in basso a destra della maschera di gestione della lista di attesa. Una volta completato il processo di prenotazione il Paziente verrà rimosso automaticamente dalla lista di attesa.

Fase 2: Referto in Accettazione

Affinché possa essere definito un piano di terapia per un nuovo paziente è necessario creare un referto in accettazione. Il paziente viene scelto e visualizzato nella maschera anagrafica. Una volta visualizzate le sue informazioni fare click nel campo di scelta ad elenco in alto a destra della maschera di gestione persone, dove compare la scritta Crea nuovo. In questo modo sarà possibile scegliere da un elenco la voce Scheda di Accettazione-Rinnovo. Facendo click sulla voce indicata, si aprirà il modello precompilato con le informazioni del Paziente. Il modello si compone in diverse sezioni tra le quali compare nella parte in alto a destra, quella relativa all'impegnativa con cui il Paziente deve essere preso in carico. In questa sezione è necessario indicare il codice completo dell'impegnativa, eventualmente utilizzando uno scanner ottico, la data, la prestazione, il medico prescrittore ed il codice di esenzione.

Nel referto è presente anche un'icona che raffigura una cartella gialla. Facendo click sull'icona si aprirà una sezione del fascicolo dedicata a conservare file di qualsiasi tipo presenti sul proprio computer o acquisibili da uno scanner. Tali documenti diventeranno parte integrante del referto e potranno essere stampati automaticamente come allegati al referto stesso. Per stampare il referto sarà sufficiente fare click sul pulsante Stampa.

Una volta compilata la sezione dell'impegnativa si procede alla compilazione delle varie sezioni che compongono il referto. In particolare, nella parte in basso è possibile compilare il piano terapeutico scegliendo da un elenco raggruppato le prestazioni terapeutiche previste. Le prestazioni terapeutiche indicate non saranno considerate vincolanti ai fini dell'esecuzione della terapia vera e propria ma costituiranno un riferimento assoluto in termini di numero di sedute e di scadenza del piano terapeutico. 

Nel comporre il piano terapeutico è possibile indicare il numero di sedute previsto o la data di fine trattamento. Nel secondo caso, occorrerà indicare prima la frequenza delle sedute settimanale, in modo che il sistema ricavi in automatico il numero di sedute fino alla data di fine trattamento indicata. Il numero di sedute indicato sarà utile agli operatori per rendersi conto della necessità di chiedere eventuali proroghe o variazioni al piano terapeutico.

Quando si crea un nuovo referto, Scheda di Accettazione-Rinnovo, dall'anagrafica è possibile creare 5 tipologie diverse di referto: Accettazione Paziente, Proroga Trattamento, Variazione Terapia, Dimissione Paziente, Variazione di Frequenza. Ciascuna tipologia viene proposta in automatico dal sistema, valutando l'ultimo referto già presente. Se ad esempio, è presente il referto di accettazione, creando un nuovo referto verrà proposto un referto di proroga. L'operatore potrà sempre fare click sulla tipologia che comparirà in alto al modello e scegliere la tipologia più adatta alle proprie esigenze.

Una volta definito il piano terapeutico, gli operatori potranno iniziare a fissare gli appuntamenti per le sedute della terapia. Se ad esempio si indica come terapia 60 sedute di logopedia e 20 di fisioterapia, in fase di esecuzione gli operatori potranno indicare come sedute programmate qualsiasi prestazione disponibile nel nomenclatore purché rispetti la tipologia prevista dall'impegnativa collegata al referto in accettazione-rinnovo (domiciliare, ambulatoriale, extra-muraria, individuale, di gruppo). Inoltre, gli operatori potranno assegnare un numero di sedute pari al massimo alle sedute indicate nel piano terapeutico (80 nel nostro esempio). Ogni volta che l'operatore assegna una seduta ad un paziente (assegna un appuntamento), il sistema automaticamente riconoscerà la presenza di una impegnativa e di un referto collegato ed assocerà la seduta all'impegnativa stessa, mostrando il residuo disponibile per l'ospite. Quando il residuo viene esaurito sarà possibile redarre un nuovo referto con tipologia 'Proroga', definendo un nuovo piano terapeutico. 

Fase 3: Protocollazione e firma del referto

Una volta salvato il referto è possibile spuntare la casellina in basso a destra Firma autografa sostituta a mezzo stampa, nella sezione Medico Responsabile. Questa operazione consentirà al sistema di ricercare una smart-card collegata al computer, firmare in P7M la stampa del referto e, quando previsto, inviare il documento al protocollo aziendale integrato in TGSpeedy. Il file firmato elettronicamente rimarrà parte integrante del referto e potrà essere consultato in qualsiasi momento facendo click sul pulsante allegati presente in basso a sinistra della maschera e raffigurato da una graffetta grigia.

Fase 4: Gestione degli appuntamenti in base al piano terapeutico

Una volta presente l'impegnativa ed il referto in accettazione, gli operatori eseguiranno materialmente le prestazioni previste dal piano terapeutico. Ad ogni Paziente assegneranno gli appuntamenti con la frequenza desiderata. Dopo aver assegnato un appuntamento verrà visualizzato il messaggio con il numero delle sedute residue nel ciclo di terapia interessato. In ogni momento sarà possibile consultare lo stato di avanzamento della terapia direttamente dal diario del Paziente. Quest'ultimo è accessibile richiamando il Paziente in anagrafe e facendo click sul pulsante che compare in basso a sinistra alla maschera di Gestione Persone, rappresentato da una cassettiera celeste. Facendo click sul pulsante descritto, si aprirà il diario che riepilogherà tutti i documenti relativi al paziente selezionato. In particolare si noterà una sezione dedicata alle Richieste (Impegnative). Fare click su tale icona e in basso verranno elencate le impegnative registrate per il Paziente con il numero di sedute previste, il numero di sedute programmate, il numero di sedute eseguite ed il numero di sedute residue.

Fase 5: Diario terapisti e refertazione

Durante l'esecuzione del piano terapeutico, gli operatori possono accedere alla cartella clinica del Paziente direttamente dall'appuntamento (o dal Planning appuntamenti o dalla WorkList appuntamenti). Sarà sufficiente fare click con il tasto destro del mouse sull'appuntamento e scegliere la voce Cartella Clinica o Piano di Terapia. Si aprirà la maschera della cartella clinica dove ciascun professionista potrà accedere o visualizzare i diari di propria competenza. In particolare i terapisti potranno scrivere le proprie osservazioni sul proprio diario e stabilire se quanto riportato potrà essere reso disponibile per la refertazione. A fianco al campo in cui potranno scrivere le proprie osservazioni, infatti, avranno a disposizione un elenco a discesa con le voci In Compilazione e Pronto. In fase di refertazione (Proroga, Dimissione, ...) l'addetto alla compilazione del referto potrà fare click sul pulsante con una + verde che consentirà di importare nelle sezioni corrispondenti quanto scritto dai terapisti segnato come Pronto. Nel momento in cui il terapista scrive le annotazioni sul proprio diario nella cartella clinica, questa dovranno essere scritte rispettando lo schema preimpostato, in modo da poter importare quanto scritto in sezioni diverse del referto.

Questo meccanismo di collaborazione tra chi esegue le terapie e chi le programma e gestisce i referti consente di ridurre il rischio di errori, velocizzare le procedure e mantenere sotto controllo in tempo reale l'andamento del piano terapeutico.

Fase 6: Rendicontazione enti terzi

Periodicamente il sistema eseguirà dei controlli automatici sull'operato dei terapisti in modo da segnalare eventuali incongruenze a chi di dovere tramite EMail. Ad esempio viene eseguito un controllo sulla presenza delle firme grafometriche delle sedute. In mancanza di una firma operatore o firma del paziente, viene inviata una email automaticamente al terapista corrispondente per informarlo della non conformità. In ogni momento è possibile consultare un rapporto dettagliato sullo stato di lavoro dei piani terapeutici facendo uso del pulsante Riepilogo Presenze che compare a sinistra sulla barra dei pulsanti. Analogamente a quanto descritto nella maschera del Diario Paziente, sarà possibile ottenere informazioni più specifiche riguardo il numero di firme mancanti, gli operatori intervenuti nel trattamento ed il numero di sedute effettuate e residue.

Il riepilogo amministrativo-contabile è disponibile in tempo reale facendo click su Orologio->Operazioni->Funzioni Contabili->Esportazioni contabili. Una volta aperta la maschera occorrerà a sinistra scegliere dall'elenco la voce Generazione File C e Riepilogo Richieste. Dopo aver selezionato la voce descritta, sarà possibile a destra impostare il periodo desiderato ed altri parametri di esecuzione. Le impostazioni di esecuzione saranno salvate e riproposte alla prossima esecuzione. Dopo aver impostato i parametri sarà possibile fare click sul pulsante Fulmine in basso a destra della maschera ed attendere il completamento dell'operazione. Ad operazione conclusa, in assenza di messaggi di errore, sarà possibile stampare il riepilogo. Ogni volta che viene eseguita l'esportazione descritta verrà generato il pdf del riepilogo e salvato nei fascicoli (Orologio->Tabella->Gestione Fascicoli) nel percorso Invio Flussi/Flusso C/ANNO/MM mese, in modo da poterlo consultare in tempi successivi senza dover ripetere l'elaborazione.