La Legge di Bilancio 2018 prevede che l’archiviazione sostitutiva dei documenti emessi in formato digitale debba essere effettuata entro i tre mesi successivi al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Il termine per l’invio all’Agenzia delle entrate della dichiarazione dei redditi è quello del 30 settembre dell’anno successivo a quello di riferimento. Pertanto, considerando il 2019, il procedimento di archiviazione sostitutiva dovrà essere concluso entro il 31 gennaio 2020.

L’archiviazione sostitutiva potrà essere curata direttamente anche dall’Agenzia delle entrate utilizzando gli appositi servizi messi a disposizione del contribuente. Le disposizioni di attuazione sono contenute nel Provvedimento del direttore dell’Agenzia delle entrate n. 89757 del 30 aprile 2018. Tuttavia tale modalità di conservazione non è automatica ed inoltre si limita ai soli documenti di fatturazione elettronica (ricevuti o emessi). I contribuenti se intendono avvalersi della predetta facoltà devono aderire all’accordo di servizio pubblicata nell’area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate, sul portale https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it.

Se hai abilitato TGSpeedy all'emissione e/o alla ricezione di fatture elettroniche (vedi link), puoi conservare a norma i tuoi file con un semplice click. La nuova funzione è disponibile facendo click sulla voce di menu Orologio->Operazioni->Conservazione sostitutiva documenti elettronici. Come suggerito dalla descrizione della voce di menu, TGSpeedy non si limita a conservare solo le fatture elettroniche emesse e/o ricevute, ma consente di archiviare un insieme più ampio di documenti, come modelli firmati, cartelle cliniche, file presenti nei fascicoli, etc.

La procedura seguita da TGSpeedy per l'archiviazione elettronica è la seguente

1. L'incaricato sceglie i documenti che desidera conservare a norma, semplicemente selezionandoli da un'elenco, in base alla tipologia (fatture attive, fatture passive, file, firme, etc.)
2. L'incaricato indica una descrizione al nuovo processo di conservazione che desidera avviare, relativamente all'intervallo temporale selezionato, ad esempio, "Conservazione Sostitutiva primo trimestre 2019"
3. L'incaricato fa click sull'apposito pulsante per avviare l'operazione. A questo punto, mentre TGSpeedy visualizza nella maschera l'avanzamento dell'operazione, attraverso una barra di progressione colorata, l'operatore può continuare a lavorare con il programma e se lo desidera può chiudere la maschera di gestione della Conservazione. In questo caso il processo continuerà e riaprendo la maschera verrà visualizzato lo stato di avanzamento. Al termine dell'operazione il sistema notificherà Via email all'incaricato della necessità di richiamare il processo di conservazione e procedere con il suo completamento.
4. L'incaricato, attraverso la propria smart-card, appone la firma digitale al pacchetto di archiviazione e, in tempo reale, TGSpeedy sigilla il processo con la marca temporale. Da questo momento il pacchetto di archiviazione verrà conservato a norma di legge per un periodo minimo di 20 anni e l'incaricato avrà la possibilità, in qualsiasi momento di consultarne il contenuto attraverso semplici strumenti di ricerca.

E' necessario evidenziare il fatto che l'operazione di conservazione rende immodificabili i documenti inclusi, al pari di quanto ora avviene per le fatture elettroniche o altri documenti oggetti di debito informativo, come Tessera Sanitaria, Impegnative Dematerializzate, Flussi informativi, etc.

Durante la fase di conservazione, il sistema richiederà di firmare elettronicamente il pacchetto di archiviazione. L'utente dovrà inserire il lettore di smart-card con la scheda dove è presente il proprio certificato elettronico, in corso di validità e digitare il pin dispositivo, nel momento in cui viene richiesto da TGSpeedy stesso. Subito dopo l'operazione, TGSpeedy applicherà una marca temporale al pacchetto di archiviazione, in modo da dimostrare nel tempo l'autenticità della data dell'operazione. Ogni operazione di archiviazione, quindi, determina il consumo di una marca temporale. Il Cliente può acquistare da SIRIO Informatica sas un pacchetto di marche temporali, composto da un minimo di 50 marche ed un massimo di 500. L'utente potrà tenere sotto controllo il credito residuo accedendo alla voce di menu Orologio->Sistema->Crediti Marche Temporali. Per informazioni commerciali relative al costo di ciascun pacchetto vi preghiamo di contattare i nostri uffici.