TGSpeedy consente di importare l'archivio delle persone da un file esterno. Con il concetto "persone" si intende individuare tutti quei soggetti (giuridici e non) per i quali può essere compiuta un'attività gestionale attraverso l'uso di TGSpeedy (clienti, fornitori, pazienti, etc.).

L'importazione avviene attraverso l'utilizzo di un file di testo di tipo CSV (comma serpareted values). Si consiglia di utilizzare un file Excel e poi, da questo, salvare in formato CSV. Il salvataggio del file Excel in un file CSV deve avvenire

• Senza separazione di testo
• utilizzanto il simbolo | (pipe) come separatore di valori
• le cifre con decimali devono seguire l'annotazione internazionale (senza separatori delle migliaia, simboli di valuta e con il punto come separatore decimale)

Per importare il file CSV in TGSpeedy fare click sulla voce di menu Orologio->Sistema->Importazione dati

Dopo aver prodotto il file CSV si consiglia di ricercare al suo interno eventuali simboli di valuta (come ad esempio €), o separatori di testo (come ")

Il file CSV dovrà chiamarsi USERS.CSV e dovrà contenere le seguenti colonne fondamentali.

• "ID": identificativo all'interno di TGSpeedy (nome o codice utente). Se non disponibile perché è una nuova persona, indicare un codice progressivo, in modo che all'occorrenza possa essere rigenerato automaticamente dal sistema. (obbligatorio)
• "RUOLO": descrizione del ruolo già esistente in TGSpeedy da abbinare alla persona (ad esempio PAZIENTI, CLIENTI, FORNITORI, AMICI, ...) (obbligatorio)
• "SEDE": descrizione della centro di costo (obbligatorio). Per la determinazione di tale valore seguire la procedura elencata
  • fare click su Orologio->Sistema->Opzioni
  • scegliere la scheda Persone
  • individuare in basso a sinistra il campo 'Sede' e prendere nota del valore corrispondente
  • chiudere la maschera Opzioni
  • fare click su Orologio->Tabelle->Persone->Informazioni codificate persone->Gestione informazioni codificate persone
  • nell'elenco visualizzato individuare la voce con la stessa descrizione ricavata nel punto precedente, selezionare tale voce e visualizzare a destra l'elenco delle DESCRIZIONI previste. Nel campo 'Sede' è possibile indicare una delle descrizioni elencate o in alternativa uno dei valori corrispondenti.
• "NOMINATIVO": nominativo completo della persona (cognome + nome o ragione sociale) (obbligatorio)
• "COGNOME": cognome della persona (facoltativo)
• "NOME": nome della persona (facoltativo)
• "SESSO": valore della proprietà sesso da abbinare alla persona (facoltativo). Per la determinazione di tale valore seguire la procedura elencata
  • fare click su Orologio->Sistema->Opzioni
  • scegliere la scheda Persone
  • individuare in basso a sinistra il campo 'Sesso' e prendere nota del valore corrispondente
  • chiudere la maschera Opzioni
  • fare click su Orologio->Tabelle->Persone->Informazioni codificate persone->Gestione informazioni codificate persone
  • nell'elenco visualizzato individuare la voce con la stessa descrizione ricavata nel punto precedente, selezionare tale voce e visualizzare a destra l'elenco dei VALORI previsti. Nel campo 'SESSO' è possibile indicare una deli valori elencati o in alternativa uno dei valori corrispondenti.
• "DATA DI NASCITA": nel formato dd/MM/yyyy (facoltativo)
• "LOCALITA DI NASCITA (CATASTALE)": codice catastale della località di nascita. Ad esempio H769 per San Benedetto del Tronto (AP) (facoltativo)
• "LOCALITA DI NASCITA": descrizione della località con la provincia, ad esempio San Benedetto del Tronto (AP). NB: il sistema ricerca la località nel formato CAP DESCRIZIONE (PR); se non viene trovata, il sistema esegue una nuova ricerca nel formato DESCRIZIONE (PR); se non trovata, viene ripetuta la ricerca considerando il formato CAP DESCRIZIONE e, nel caso in cui anche tale ricerca non fornisca il risultato, viene eseguita un'ultima ricerca considerando il formato DESCRIZIONE. (facoltativo)
• "CODICE FISCALE": codice fiscale della persona (facoltativo)
• "PIVA": partita iva della persona (facoltativo)
• "INDIRIZZO": indirizzo di residenza della persona (facoltativo)
• "LOCALITA (CATASTALE)": codice tastale di residenza della persona, ad esempio H769 per San Benedetto del Tronto (AP) (facoltativo)
• "LOCALITA": descrizione della località di residenza con la provincia, ad esempio San Benedetto del Tronto (AP). NB: il sistema ricerca la località nel formato (CAP) DESCRIZIONE (PR); se non viene trovata, il sistema esegue una nuova ricerca nel formato DESCRIZIONE (PR); se non trovata, viene ripetuta la ricerca considerando il formato (CAP) DESCRIZIONE e, nel caso in cui anche tale ricerca non fornisca il risultato, viene eseguita un'ultima ricerca considerando il formato DESCRIZIONE. (facoltativo)
• "EMAIL": indirizzo email. Nel caso di più indirizzi, separarli con un punto e virgola, ad esempio ind1@dom1.it;ind2;ind2@dom2.it (facoltativo)
• "RECAPITI": recapiti da associare alla persona, ad esempio Tel. Uff. 02193094 Tel. Casa 29983928 (facoltativo)
• "RIF. FISCALE": (facoltativo) inserire 1 se la riga corrispondente si riferisce ai dati del riferimento fiscale. In questo caso occorre specificare anche il campo 'ID' corrispondente al nominativo principale che ha per riferimento fiscale quello corrente. Se, ad esempio, si indica 1 nel campo "RIF. FISCALE" e si indica 23 nel campo "ID", poi si indica "Ugo Rossi" nel campo "Nominativo", supponendo che il nominativo con "ID" "23" corrisponda a "Mario Bianchi", allora in TGSpeedy Mario Bianchi avrà come riferimento fiscale Ugo Rossi.

E' possibile indicare una colona "PREFISSO" da utilizzare per il calcolo del codice utente da assegnare al nominativo all'interno di TGSpeedy, inoltre è possibile indicare ulteriori colonne che saranno importate nell'anagrafe con il nome della colonna indicata ed il valore eventualmente riportato nelle singole righe. Nel caso in cui il nome di una colonna aggiuntiva corrisponda ad una proprietà codificata (Orologio->Tabelle->Persone->Informazioni codificate persone->Gestione informazioni codificate persone), tra le righe della colonna è possibile indicare una descrizione prevista dal sistema o il corrispondente valore.

Facendo click sul link seguente è possibile scaricare un file Excel di esempio. Nel file di esempio le colonne su sfondo grigio sono quelle elencato precedentemente, mentre quelle con sfondo giallo sono quelle opzionali che eventualmente è possibile aggiungere secondo la propria configurazione. Quando viene importato un file, il sistema deve stabilire, per ogni riga contenuta nel file, se la persona corrispondente sia già presente nel sistema o meno. Nel primo caso la persona verrà aggiornata con le informazioni contenute nel file. Per eseguire tale verifica viene prima esaminato il campo Codice Fiscale. Se questo è valorizzato, viene ricercato all'interno del sistema una persona di pari codice fiscale. Nel caso in cui la ricerca restituisca un nominativo, questo viene aggiornato con le informazioni contenute nel file. Se la persona non viene trovata viene esaminato il campo ID, ed il comportamento sarà analogo al caso del Codice Fiscale. In caso di inserimento della persona, se è stato indicato il suo ID viene eseguito l'inserimento con l'ID riportato, altrimenti viene generato un ID automatico ed assegnato alla nuova persona.

Durante l'operazione di importazione il programma rimane bloccato fino al termine, quando un messaggio comparirà visualizzando l'esito finale.